欧州委員会マニュアル

助成金の準備

助成金の準備

助成合意書は、ポータル助成金管理システムで直接作成する必要があります。

どこで？ 助成金管理システムにアクセスするには、

    「My Projects」＞「Actions」＞「Manage Project」＞「Proposal Management & Grant Preparation」＞「Grant agreement data preparation」

から行うことができます。

誰が？ 助成合意書は、コンソーシアム参加者が共同で作成し、コーディネータが提出します。

どのように？ 助成金の準備のために必要なすべてのアクションが電子メールで通知されます。詳しくは、助成金関連通知のリストを参照してください。

何を？ 助成金の準備プロセスは、以下のように構成されています。

  • ポータル助成金管理システムを設定する
  • 参加者の法的情報、管理情報および財務情報
  • アクションの説明（DoA、添付書類1 GA）
  • 概算予算（添付書類2および2a GA）
  • プロジェクト変数（プロジェクト開始時期、報告期間、事前融資の金額、GAオプションなど）
  • 助成金署名に必要な法的書類
  • システムが助成合意書を生成できるようになる

    • および

  • システム内で直接トリガー署名を行う（助成合意書および登録フォーム（アクセッションフォーム））

これと並行して、助成機関は、採用されたすべての提案がEUの助成金を受けられるように、残りの法的確認を行います（法人格の認証、財務能力の確認、非除外の確認など）。助成合意書に関する条項は、すべてのEUプログラムに共通で、すべての受益者に義務付けられています。これらの条項については、AGA – 注釈付き助成合意書で詳しく説明しています。

助成金の準備のプロセス

助成金データの入力と提出：

    「法的・管理・財務データの入力」＞「アクションの説明（DoA）の作成」

助成合意書への署名

アクションの説明（DoA）（パートAとパートB）

アクションの説明（DoA、添付書類1）は、申請書と同様にパートAとパートBの2つのパートで構成されています。

  • パートA：プロジェクト情報を含む構造化された表（助成金管理システムのタブから取得）が含まれます。
  • パートB（説明部分）：申請書のパートBに基づき、PDFでアップロードする必要があります。

DoAのパートBの作成は、申請のパートBから直接得ることができるため、簡単です。この方法は、ポータル参考文書に掲載されています。
システムはパートAとパートBを統合し、アクションの完全な説明（DoA）を含む1つのPDFを生成します。

参加者全員がこのパートに貢献することができますが、最終的に完成させて提出するのはコーディネータです。

コーディネータのタスク：

  • 作業計画表：パート Aの作業計画表（ワークパッケージの説明、成果物、マイルストーン）を完成させる。
  • すべてのPICが欧州委員会の認証サービスによって認証されていることを確認する。
  • 品質チェック

DoAに一貫性があるか、パートAとパートB の情報に整合性があるかを確認します。
一部のプログラムでは、単に申請書を添付するだけでなく、パートBを適合させるよう求めています。この場合、パートAとパートBの重複を避けるようにしてください（パートBの作業計画表を削除するなど）。
DoAと申請書が一致しているかどうか確認します：DoAの内容が申請書と異なっている場合、助成金の準備開始の案内と一致していなければなりませんので、確認してください。また、専門家が評価概要報告書で指摘した欠点を修正することもできます。DoAに記載された情報は、必要に応じてより整合性のあるものにすることができます。誤りがあれば修正します（表や図に表示されたデータが説明と異なっているなど）。
DoAと法的・管理情報が一致していることを確認します：例えば、構造化された部分で定義された各パートナー（コーディネータ、受益者、関係組織、現物出資を行う第三者など）が行う役割とタスクを記述しなければなりません。
テンプレートに従って、すべてのセクションが完了し、添付書類の欠落がないことを確認します。

助成金の準備の終了

助成金の準備中にコンソーシアムが助成金の不採用を決定した場合、ポータルから直接終了手続きを開始することができます。助成金の準備の終了については、の詳細な画面と説明を参照してください。

このタイプの終了は、助成金の準備期間中のみ機能します。その後（助成金署名後）、GAを修正することにより、助成金を正式に終了させる必要があります（早期終了の修正）。

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